CRM seçimi çoğu zaman özellik listesi karşılaştırmasıyla başlar ve yanlış yerde biter: en çok özelliği olan değil, ekibin gerçekten kullanacağı seçilmelidir. Aşağıdaki sekiz soru, hangi aracı alırsanız alın, kararınızı sağlam zemine oturtur.
1. Müşterim bana nereden yazıyor?
Önce kanallarınızı sayın: WhatsApp, Instagram, telefon, e-posta, web formu. Müşteriniz ilk teması mesajla kuruyorsa e-posta merkezli klasik bir CRM yetmez; mesaj tabanlı bir CRM bu durumda daha az elle iş çıkarır. İlk temas çoğunlukla telefonla ya da yüz yüze oluyorsa seçenekler genişler.
2. Kaç kişi kullanacak ve fiyat nasıl büyüyor?
Çoğu CRM kullanıcı başına ücretlendirir. Bugünkü ekibi değil, bir yıl sonraki ekibi hesaplayın. Minimum abonelik süresine, plan yükselince değişen limitlere (kanal sayısı, kayıt sayısı, AI kredisi) ve ek kullanıcı fiyatına bakın. Dövizle fiyatlanan lisansın hangi kurdan, hangi para biriminde faturalanacağını önceden sorun.
3. Satış süreci hunide nasıl görünecek?
Aşamaları kendi iş akışınıza göre değiştirebilmeli, birden fazla huni açabilmelisiniz. Demoda kendi sürecinizi örnek verin ve ekranda kuramıyorsanız ayrıntıya girmeyin.
4. Otomasyon ne kadar kodsuz?
Karşılama mesajı, mesai dışı yanıt, otomatik atama ve hatırlatıcı görevleri bir yazılımcı olmadan kurabiliyor musunuz? Bunlar en çok zaman kazandıran özelliklerdir. WhatsApp satışını CRM’e bağlarken hangi otomasyonları kurduğumuzu ayrıca anlattık.
5. Mevcut verimi taşıyabilir miyim?
Excel ya da CSV ile içe aktarma temel şarttır. Alanları eşleştirebildiğinizi, tekrar eden kayıtları ayıklayabildiğinizi kontrol edin. Veri temiz başlamazsa raporlara güvenemezsiniz.
6. Başka araçlarla konuşuyor mu?
Web siteniz, e-ticaret altyapınız, muhasebe programınız ya da ödeme sisteminizle bağlantı gerekiyorsa açık API, Zapier veya Make desteği arayın. Hazır entegrasyon yoksa özel bir bağlantı yazdırmak mümkündür; bunun için özel yazılım hizmetimize bakabilirsiniz.
7. Kurulumu ve destek kimden gelecek?
Bir CRM’in en çok başarısız olduğu yer kurulumdur: hesap açılır ama huni, botlar ve roller yarım kalır. Kurulumu kimin yapacağını, ilk haftalarda kimin yanınızda olacağını ve destek dilini sorun. Türkçe destek, ekibin aracı benimsemesinde sandığınızdan büyük fark yaratır. Kariha’da Kommo kurulumunu ve isteğe bağlı yönetimi biz üstleniyoruz.
8. Vazgeçersem verilerim ne olacak?
Çıkış koşullarını baştan okuyun: verilerinizi dışa aktarabiliyor musunuz, abonelik iptali nasıl işliyor, otomatik yenileme var mı? İyi bir araç, ayrılırken de verinizi size teslim eder.
Karar vermek için kısa bir yöntem
- Yukarıdaki sekiz soruya kendi cevaplarınızı yazın.
- İki ya da üç aday seçin.
- Her birinde gerçek bir müşteri akışını baştan sona kurmayı deneyin.
- Ekipten iki kişiye bir hafta boyunca kullandırın ve ne zaman takıldıklarını not alın.
Sonuçta en çok özelliği olan değil, ekibinizin bıkmadan kullandığı araç kazanır. Hangisinin size uyduğuna birlikte bakmak isterseniz bize yazın; işletmenizin süreçlerine uygun kurulumu anlatalım.