WhatsApp’tan satış yapan çoğu işletmede süreç aynıdır: mesaj telefona düşer, biri cevaplar, müşterinin adı başka bir yerde not edilir, teklif ayrı bir dosyada tutulur. Bir hafta sonra “o müşteri ne olmuştu?” diye sorulduğunda cevap kimsede yoktur. Aşağıdaki beş adımla bu akışı bir CRM’e taşıyabilirsiniz. Örnekleri Kommo üzerinden veriyoruz; mantık her mesaj tabanlı CRM’de benzerdir.
1. Önce mevcut akışı çizin
Kuruluma geçmeden kâğıda şunu yazın: müşteri size nereden yazıyor, ilk mesajı kim görüyor, hangi noktada fiyat veriliyor, satış hangi aşamada “kazanıldı” sayılıyor. Çoğu işletmenin gerçek akışı tahmin ettiğinden kısadır; üç beş aşama yeter.
Örnek bir villa kiralama akışı: yeni mesaj, tarih ve kişi sayısı alındı, teklif gönderildi, ön ödeme, rezervasyon onaylandı. Aşamaları sade tutun; ileride eklemek, baştan kalabalık kurmaktan kolaydır.
2. Mesaj kanallarını bağlayın
CRM’in işe yaraması için müşterinin yazdığı kanalların hepsi içeri alınmalı: WhatsApp, Instagram Direct, Messenger. WhatsApp’ı resmi API üzerinden bağlarsınız; hangi bağlantı yönteminin (Business API ya da Cloud API) sizin için uygun olduğunu kurulumda birlikte seçeriz.
Bu adımda iki şeye dikkat edin:
- Müşterilerin zaten yazdığı numara ve hesapları bağlayın; yeni numara duyurmak zorunda kalmayın.
- Ekipte kimin hangi kanalı göreceğini baştan belirleyin. Herkesin her şeyi görmesi karışıklık yaratır.
3. Satış hunisini kurun
Birinci adımdaki aşamaları CRM’de huni olarak oluşturun. Her aşamaya şu iki şeyi ekleyin:
- Aşamaya girince açılacak görev (ör. “Teklif gönderildi → 2 gün sonra ara”).
- Aşamadan çıkma ölçütü (ör. “ön ödeme alındı”).
Böylece hiçbir fırsat “bekliyor” durumunda unutulmaz. Birden fazla ürün ya da şubeniz varsa her biri için ayrı huni açabilirsiniz.
4. Karşılama botunu ve atamayı ekleyin
İlk cevabın hızı satışı belirler; ama herkesin 7/24 telefon başında olması gerekmez. Bot şunları yapabilir:
- Selam verir, ilk soruyu sorar (tarih, ürün, bütçe gibi).
- Mesai dışında “yarın sabah dönüyoruz” mesajı gönderir.
- Yanıta göre müşteriyi doğru satış temsilcisine atar ve hunide fırsat açar.
- Sık sorulan sorulara hazır şablonla cevap verir.
Bot karşıladığını açıkça belli etsin ve müşteri istediği an bir insana ulaşabilsin. Bu hem güven verir hem yanlış yönlendirmeyi önler.
5. Geçmiş verinizi taşıyın, ekibi alıştırın
Eski müşteri listeniz Excel ya da telefon rehberindeyse CSV olarak içe aktarılır. Aktarmadan önce tekrar eden kayıtları birleştirin, telefon numaralarını tek biçime getirin. Kayıtların temiz başlaması, ileride rapor güvenilirliği için en önemli adımdır.
İlk haftada ekip için üç kural koymak yeter: her konuşma CRM’den yanıtlanır, her görüşme bir aşamaya bağlanır, kazanılan ve kaybedilen fırsatlara kısa bir not düşülür. Kayıp nedenlerini iki hafta sonra bir arada okuduğunuzda fiyatlama ve takip süreniz hakkında somut bilgi edinirsiniz.
Sıkça yapılan hatalar
- Aşamaları çok fazla tutmak: ekip güncellemeyi bırakır.
- Botu uzun ve robotik yazmak: ilk cevap kısa ve insan gibi olmalı.
- Eski kayıtları temizlemeden taşımak: CRM baştan kirli başlar.
- Görevsiz huni kurmak: fırsat taşınır ama kimse aramaz.
Kurulumu biz yapalım mı?
Hesabı açmak kolaydır, işinize oturtmak zaman ister. Kariha olarak Kommo lisansını sağlıyor; hesabı, kanalları, huniyi, botları ve veri taşımayı sizin iş akışınıza göre kuruyoruz. Kommo’nun ne olduğunu ve klasik CRM’den farkını Kommo nedir yazımızda anlattık. İsterseniz sitenizdeki talep formlarını da aynı huniye bağlayabiliriz; özel bir bağlantı gerekiyorsa özel yazılım hizmetimize bakabilirsiniz. Plan ve fiyatları Kommo CRM sayfasında görebilir, sorularınız için iletişime geçebilirsiniz.